España se encuentra ante un cambio importante en la forma de gestionar el control horario de las empresas.
La obligación de registrar la jornada no es nueva. Actualmente, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores ya obliga a las empresas a garantizar un registro diario que incluya la hora concreta de inicio y finalización de la jornada y a conservar esos registros durante cuatro años, poniéndolos a disposición de trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.
Lo que puede cambiar de forma importante es cómo deberá realizarse ese registro.
El proyecto de Real Decreto publicado por el Ministerio de Trabajo establece que las empresas deberán garantizar el registro diario por medios digitales y define que el sistema debe ser objetivo, fiable y accesible. También introduce exigencias relativas a la trazabilidad de las modificaciones, las pausas, las horas extraordinarias y el acceso a la información.
Y hay un detalle especialmente importante para las empresas:
el proyecto prevé que el Real Decreto entre en vigor veinte días después de su publicación en el BOE.
Eso significa que esperar al último momento puede convertirse en un problema.
Según el texto actualmente publicado por el Ministerio, el registro deberá permitir identificar al trabajador y su régimen de jornada y registrar con hora y minuto el inicio y la finalización.
El proyecto contempla además el registro de las pausas que no tengan consideración de trabajo efectivo, la distinción entre trabajo presencial y a distancia, la identificación de horas ordinarias, extraordinarias y complementarias y la totalización diaria y mensual.
También adquiere especial importancia la trazabilidad.
Si un fichaje se modifica, deberá quedar constancia de qué se modificó y de la autoría del cambio. El proyecto plantea que los asientos se realicen de forma personal, directa e inmediata por la propia persona trabajadora.
Esto supone una diferencia importante respecto a muchos sistemas basados en hojas Excel, plantillas manuales o registros que pueden modificarse posteriormente sin dejar historial.
Lo primero no es comprar software. Lo primero es saber qué está ocurriendo realmente en la empresa.
Hay que identificar cómo ficha cada colectivo: trabajadores de oficina, personal en movilidad, teletrabajadores, empleados que trabajan en instalaciones de clientes, trabajadores a tiempo parcial o personas con diferentes turnos.
Después hay que localizar los puntos débiles.
Un Excel que solo contiene “entrada” y “salida”, fichajes reconstruidos varios días después o modificaciones realizadas por un administrador sin historial pueden generar dificultades a la hora de demostrar la realidad de la jornada.
El siguiente paso consiste en definir qué debe registrar el trabajador.
Entrada. Salida. Pausas. Incidencias. Horas adicionales. Trabajo presencial o remoto cuando corresponda.
La empresa también debe determinar qué ocurre cuando alguien se olvida de fichar o introduce un dato incorrecto.
La solución no debería consistir en borrar el registro anterior y sustituirlo silenciosamente por otro.
La trazabilidad será uno de los elementos relevantes del modelo planteado por el Ministerio.
Un buen sistema de control horario no debería servir únicamente para saber quién está trabajando.
Tiene que permitir recuperar la información cuando sea necesaria.
El proyecto prevé que la persona trabajadora pueda consultar sus registros y obtener copia y que la Inspección pueda acceder a la información tanto presencialmente como de forma remota.
Además, la obligación actual de conservar los registros durante cuatro años continúa siendo un punto esencial.
Por eso es necesario revisar también copias de seguridad, permisos de acceso y conservación de la información.
La tecnología por sí sola no resuelve el problema.
El proyecto incorpora también la elaboración de un protocolo de organización y documentación del registro de jornada y contempla que las personas trabajadoras reciban información y formación sobre su funcionamiento.
Antes de considerar terminada la implantación conviene realizar una simulación completa.
Un empleado ficha.
Realiza una pausa.
Vuelve a trabajar.
Hace tiempo adicional.
Se detecta un error.
El registro se corrige.
El trabajador consulta posteriormente sus fichajes.
Finalmente, se genera la información que podría solicitar una inspección.
Si todo el proceso puede realizarse de forma sencilla y queda documentado, la empresa está mucho más preparada.
La digitalización del control horario también puede resolver problemas actuales de gestión.
Eliminar hojas Excel dispersas, evitar reconstrucciones manuales, centralizar incidencias y disponer de información sobre las horas realmente trabajadas aporta valor aunque el nuevo Real Decreto todavía no haya entrado en vigor.
Con MUNTIME, la empresa puede gestionar el control horario desde un entorno digital preparado para que trabajadores y administradores gestionen los fichajes de forma mucho más sencilla, incluyendo escenarios de movilidad y diferentes formas de organización del trabajo.
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